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1. 本帳戶發放對象為本校「現職」教職員工，員工離職1個月後由網管人員刪除帳號。
2. 離職員工請於離職後一個月內將該帳號雲端硬碟內的資料備份帶走，一經刪除不得異議。
3. 本帳戶為google教育帳戶，無容量上限，但僅限於存放與職務相關(行政業務、班級業務、學年業務)之資料，請與私人之google帳戶分開使用，切誤混用。(舉他校案例：教師因帳戶無容量上限，故利用在校時間利用學術網路拼命上傳自己抓到的影片，此舉將影響學校網路流量，學校可能會因流量異常而被通報)。
4. 本校無設置公用網路磁碟機(即NAS)，秉於自己資料自己保管並負備份責任之原則，可將原本教室電腦D槽之資料備份於此帳戶雲端硬碟，取代購買隨身硬碟存取之費時不便，於更換職務或電腦時亦無搬移資料之困擾。
5. 本帳戶有「小組雲端硬碟」之設計，可做為學年共用資料夾使用。(將於後面章節四介紹使用方式)